POLITICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

MUEBLES NUEVO MILENIO 80 S.A.S.

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TABLA DE CONTENIDO

  1. OBJETIVO
  2. ALCANCE
  3. DEFINICIONES Y PRINCIPIOS RECTORES
  4. DESARROLLO
    4.1. USUARIOS
    4.2. EMPLEADOS
    4.3. CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES
  5. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE
    DATOS PERSONALES
  6. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
  7. VIGENCIA
  8. NORMATIVIDAD RELACIONADA

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  1. OBJETIVO
    Establecer los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales que son
    objeto de tratamiento a través de los diferentes procedimientos por parte de MUEBLES
    NUEVO MILENIO 80 SAS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de conformidad
    con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013 MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS
    manifiesta que, garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el
    tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones, las cuales se
    regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
    transparencia, acceso, circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
  2. ALCANCE
    Esta POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES aplica de conformidad
    al Artículo 15 de la Carta Política de 1991 que señala; Todas las personas tienen derecho a
    su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y
    hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
    informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
    entidades públicas y privadas.
    En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
    garantías consagradas en la Constitución.
    La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden
    ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
    que establezca la ley.
    Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención
    del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos
    privados, en los términos que señale la ley.
    A su vez, el Artículo 20 Constitucional referencia el Derecho a la Comunicación,
    garantizando a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
    la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de
    comunicación masiva.
    La Ley 1266 de 2008, por la cual, se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se
    regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la
    financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan
    otras disposiciones, está encaminada a regular derechos, libertades y garantías
    constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos
    personales. 
    Por lo anterior, MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS, en cumplimiento de sus funciones
    Constitucionales y legales, ha establecido la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE

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PROTECION DE DATOS PERSONALES, para las personas naturales o jurídicas que
hagan tratamiento de las bases de datos de la empresa.
La presente política será aplicable a los datos personales recibidos y registrados en
cualquier base de datos cuyo titular sea una persona natural, como también, información
empresarial de cualquiera de nuestros proveedores y contratistas conforme las disposiciones
legales en materia de protección de datos personales.
En consecuencia, la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECION DE DATOS
PERSONALES se aplicará a todas las bases de datos físicas y digitales, que contengan
datos personales, jurídicos, mercantiles y comerciales y que sean objeto de tratamiento en
calidad de responsable o de encargada y todos los funcionarios o empleados, contratistas y
terceros que tengan relación con MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS y, que ejerzan
tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los
procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

  1. DEFINICIONES Y PRINCIPIOS RECTORES
    Acceso restringido: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente
    definidos. MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS no hará disponibles Datos Personales
    para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a través de
    cualquier trabajador, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el
    acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas
    Área responsable de protección de datos: Es el área dentro de MUEBLES NUEVO
    MILENIO 80 SAS, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la
    Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de
    Protección de Datos Personales
    Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos, consultas y denuncias:
    Las peticiones, quejas, reclamos, consultas y denuncias formuladas por los titulares de
    datos serán atendidas por la jefe de ventas de MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS.
    Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o virtual generada por MUEBLES
    NUEVO MILENIO 80 SAS, dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales,
    mediante la cual, se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de
    información que le serán aplicables por la unidad, la forma de acceder y las finalidades del
    tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
    tratamiento de los datos personales.
    Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento en
    MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS.

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Datos Abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en
formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están
bajo la custodia de las entidades públicas o privadas (proveedores o contratistas) que
cumplen con funciones públicas o específicas y que son puestos a disposición de cualquier
ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos
y crear servicios derivados de los mismos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales, jurídicas, determinadas o determinables, que permitan actualizar las
bases de la empresa.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la
sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de
servicios, son algunos ejemplos.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el
titular y solo será entregada a este o por orden judicial.
Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición
así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Derecho de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a
los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos
datos que sean de naturaleza pública.
Hábeas Data: El derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer,
actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos
de datos de naturaleza pública o privada.
Información digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por
medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información
virtual.

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Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una
actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de
2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de legales y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas
por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación
o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar
con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todos los funcionarios, empleados y contratistas que
intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos
están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar
suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. MUEBLES NUEVO
MILENIO 80 SAS, se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como
lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente
confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el
apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. MUEBLES
NUEVO MILENIO 80 SAS, informa que, tiene implantadas las medidas de seguridad de

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índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos
personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y el tratamiento de los
mismos, para el caso en concreto MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS designará al
funcionario a cargo de garantizar el tratamiento de los datos con supervisión del
representante legal.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos de carácter
personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso,
circulación o supresión. En el caso de las imágenes de personas determinadas o
determinables, operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento,
conservación, o reproducción en tiempo real o posterior.
Tratamiento de la información: Las entidades privadas y públicas receptoras de
información deberán utilizar los datos e información solo para los fines establecidos en la
Ley y estarán obligadas a adoptar las medidas necesarias para garantizar su seguridad,
circulación restringida y confidencialidad.

  1. DESARROLLO
    Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente, para las finalidades autorizadas y
    previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del
    titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una
    obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de
    Seguridad de la Información contemplada en las Políticas Del Sistema De Gestión De
    Seguridad De La Información, los cuales, serán tratados de acuerdo con el grupo de interés
    y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.
    Para el efecto, todos los empleados, contratistas y proveedores que realizan el Tratamiento
    de Datos Personales en la empresa están obligados a dar traslado a la persona encargada
    para el manejo de estas, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se
    reciban por parte de los Titulares de Datos Personales, para ser tramitados y manejados en
    los tiempos establecidos por la ley, de conformidad con Ley 1755 de 2015, como se pasa a
    describir:
    4.1. USUARIOS
     Controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados por la empresa.
     Remitir las respuestas de las consultas y derechos de petición a los peticionarios.
     Adelantar los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos que sean
    solicitados a la empresa.

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 Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones entre otras,
presencial y virtual.
 Actualizar bases de bases de datos, Incluyendo los casos en que se requiera
transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración,
enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias
legales.
 Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las
gestiones relacionadas con tramites y servicios definidos en sus respectivos vínculos
con MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS y siempre que ello sea estrictamente
necesario.
 Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con
los servicios que presta la MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS.
 Prestar los servicios de información a través de los diferentes medios de contacto.
 Evaluar la calidad de los servicios prestados.
 Mejorar las iniciativas promocionales de la oferta de prestación de servicios y
actualización de trámites y servicios que presta MUEBLES NUEVO MILENIO 80
SAS.
 Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
4.2. EMPLEADOS
 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
 Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Reglamento Interno de la
empresa.
 Realizar los respectivos cobros por los diferentes servicios prestados.
 Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
 Elaborar la nómina del personal de planta y liquidación de las prestaciones
económicas de los exempleados y sus novedades (se incluyen, entre otras, ingresos,
retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones,
encargos, calamidades, primas, vacaciones, horas extras, cambios pensión, etc.)
 Expedir certificaciones laborales
 Realizar actividades administrativas y expedición de carné, uso del servicio de ruta,
asignación de usuarios para acceso a los Sistemas de Información, registro de
acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos, Teletrabajo,
 Publicar internamente, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico,
grabación de video o audio de los eventos y capacitaciones realizadas.
 Publicar el directorio corporativo con la finalidad de contacto de los empleados.
 Los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar
cumplimiento a las obligaciones legales.

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 Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales
tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección;
las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
 Gestionar el proceso Contable de la Entidad.
 Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias,
contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios.
 Realizar encuestas relacionadas con los servicios o productos.

4.3. CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES
 Realizar actividades para registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo
de documentos, entre otras.
 Expedir certificados de contratistas.
 Cumplir todas las normas aplicables a proveedores y contratistas.
 Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección,
contractuales o relacionados con éstos.
 Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables,
tributarias y de ley.
 Gestionar la cadena presupuestal de la empresa; pagos de la empresa, emisión de
certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones
de pagos.
 Gestionar el proceso Contable de la empresa.
 Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes
etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
 Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la
empresa.
 Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente
a cada contrato.
 Realizar encuestas relacionadas con los servicios o productos.
 Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las
novedades respecto de los datos del titular.
 Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga
actualizada.

  1. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE
    DATOS PERSONALES
    MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS tiene a su cargo la labor de desarrollo,
    implementación, capacitación y seguimiento de esta Política, como responsables de la
    atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual, el Titular de los datos
    personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato. Para el

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efecto, todos los proveedores, contratistas y terceros que realizan el Tratamiento de Datos
Personales están obligados a dar traslado al empleado a cargo, de todas las respuestas de las
peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales
en los tiempos establecidos por la ley 1755 de 2015.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la
autorización previa informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio
que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste a.) por
escrito, b.) de forma verbal o c.) mediante medios virtuales del titular que permitan concluir
de forma razonable que otorgó la autorización.
La información indicada deberá reunir las condiciones establecidas en la ley y podrá ser
suministrada a las siguientes personas:
 A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
 A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o
por Orden Judicial.
 A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
El procedimiento para la atención de todas las solicitudes que ingresen a la empresa serán
recolectadas, almacenadas, procesadas y usadas por MUEBLES NUEVO MILENIO 80
SAS, para el ejercicio del derecho a conocer, actualizar y rectificar la información, para lo
cual, se dispuso de los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones,
consultas, quejas, denuncias, solicitudes y reclamos que permiten conservar prueba de
estas:
 Dirección: Av. Calle 80 No. 28 – 36 en la ciudad de Bogotá D.C.
 Teléfono: 300 6596136
 Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., y sábados de 8:00
a.m. a 1:00 p.m.
 Correo de notificaciones: [email protected].
 Pagina web: https://mueblesmilenio.com/ – Chat virtual.
 Redes sociales:
Instagram: @MueblesMilenio80
Facebook: @MueblesMilenio80

  1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
    Dando cumplimiento al Artículo 25 de la Ley 1581 de 2012., se deberán registrar las bases
    de datos junto con la presente política de tratamiento y protección de datos personales, en el
    Registro Nacional de bases de datos, administrado por la Superintendencia de industria y
    comercio, únicamente las entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores
    a 100 mil Unidades de Valor Tributario (UVT) y las entidades de naturaleza pública, de

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conformidad con los procedimientos establecidos para tal efecto, están obligadas al
registro.
MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS, al no ser una entidad sin animo de lucro, ni tener
activos por el monto establecido, solo se rige a la elaboración de la política indicada, para el
tratamiento y manejo interno de la empresa.

  1. VIGENCIA
    La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de la aprobación,
    adopción e implementación, la cual, se ejecuta con la estampa de la firma del representante
    legal de MUEBLES NUEVO MILENIO 80 SAS y así, complementa las políticas asociadas
    con vigencia indefinida.
  2. NORMATIVIDAD RELACIONADA
     Constitución Política de Colombia 1991 Art. 15 y 20
     Ley 1581 de 2012.
     Ley 1266 de 2008.
     Ley 1755 de 2015.
     Decreto 1377 de 2013.

REPRESENTANTE LEGAL
MUEBLES NUEVO MLENIO 80 SAS

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